AkashiQ

Document Management System (DMS)

Secure, audit-ready, dan compliance-aligned Document Management System yang dirancang untuk mengelola dokumen bisnis secara terpusat, terkontrol, dan dapat ditelusuri.

AkashiQ merupakan aplikasi Document Management System (DMS) end to end, yang berperan sebagai tata kelola dokumen modern. Sistem ini memungkinkan organisasi menyimpan, mengelola, melacak, dan mengamankan seluruh dokumen dalam satu platform terintegrasi.

Dirancang untuk mendukung kontrol internal, efisiensi operasional, dan kesiapan compliance, Enterprise DMS membantu memastikan setiap dokumen memiliki struktur yang jelas, akses yang terkontrol, serta jejak aktivitas yang transparan.

Let's Talk!

WHY DMS?!

Tantangan Pengelolaan Dokumen

Tanpa DMS yang Terintegrasi

AkhasiQ bukan sekadar tempat menyimpan file, tetapi sistem tata kelola dokumen yang memastikan setiap dokumen: Terstruktur, Terkontrol, Terlacak, Aman

Infografik Document Management System (DMS) menampilkan masalah dokumen tidak terkontrol dan solusi governance seperti audit trail dan workflow terintegrasi.

Enterprise DMS pada Solusi AkhasiQ memberikan dampak strategis dalam:

  • Meningkatkan kontrol internal

  • Mempercepat proses bisnis

  • Mengurangi risiko compliance

  • Menjamin integritas dan keamanan dokumen

  • Mendukung pertumbuhan organisasi secara terstruktur

1. Security & Access Control

Menjamin dokumen hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang serta meminimalkan risiko kebocoran data.

  • Role-based access control (RBAC)

  • Granular permission hingga level folder & dokumen

  • Enkripsi data at-rest & in-transit

  • Multi-level authorization (maker-checker)

Fitur & Kapabilitas AkhasiQ

Enterprise Document Management System dirancang bukan hanya untuk menyimpan dokumen, tetapi untuk menghadirkan kontrol, keamanan, dan tata kelola yang terukur dalam setiap siklus hidup dokumen.

2. Audit Trail &
Traceability

Meningkatkan transparansi dan kesiapan audit dengan jejak aktivitas yang lengkap dan terstruktur.

  • Pencatatan seluruh aktivitas dokumen

  • Log akses, perubahan, approval, dan distribusi

  • Riwayat versi (version control)

3. Workflow & Approval Management

Mempercepat proses bisnis sekaligus menjaga akuntabilitas setiap tahapan persetujuan.

  • Workflow approval terintegrasi

  • SLA monitoring & escalation

  • Notifikasi otomatis

4. Retention Policy & Document Lifecycle

Mengurangi risiko hukum dan memastikan dokumen dikelola sesuai kebijakan perusahaan.

  • Pengaturan masa simpan berdasarkan tipe dokumen

  • Otomatisasi archive & disposal

  • Lifecycle management terkontrol

5. Integration &
Scalability

Memastikan DMS dapat berkembang seiring pertumbuhan organisasi dan terhubung dengan sistem yang sudah ada.

  • Integrasi dengan ERP, CRM, core system, dan email

  • API-ready architecture

  • Dukungan deployment cloud, hybrid, atau on-premise

1. Manajemen Kontrak & Legal Document

Mengurangi risiko kesalahan versi dan memastikan seluruh kontrak terdokumentasi dengan baik.

  • Penyimpanan kontrak dalam repository terpusat

  • Version control & riwayat perubahan

  • Workflow approval sebelum finalisasi

  • Reminder masa berlaku kontrak

Use Case Document Management System untuk Berbagai Kebutuhan Bisnis

Enterprise Document Management System (DMS) dirancang untuk mendukung berbagai fungsi dan kebutuhan operasional organisasi — mulai dari legal, operasional, keuangan, hingga compliance.

2. SOP & Internal Policy
Management

Menjamin konsistensi kebijakan dan kemudahan penelusuran saat audit internal.

  • Pengelolaan SOP terstruktur

  • Audit trail untuk setiap revisi

  • Distribusi dokumen ke unit terkait

  • Akses berbasis role

3. Dokumen Operasional &
Approval Internal

Mempercepat proses internal tanpa mengurangi kontrol dan akuntabilitas.

  • Routing dokumen antar departemen

  • Monitoring SLA approval

  • Maker-checker control

  • Notifikasi otomatis

4. Customer & Project Documentation

Meningkatkan efisiensi pencarian dokumen dan menjaga keamanan data sensitif.

  • Penyimpanan dokumen klien atau proyek secara terstruktur

  • Metadata untuk pencarian cepat

  • Lifecycle management

5. Compliance & Audit
Preparation

Menyederhanakan proses audit dan meningkatkan kesiapan compliance.

  • Centralized document evidence

  • Audit-ready log & activity history

  • Retention policy terukur

DMS sebagai Fondasi
Digital Governance

Document Management System bukan hanya solusi departemental, melainkan fondasi tata kelola dokumen organisasi secara menyeluruh.

Dengan sistem yang terstruktur, organisasi dapat:

  • Mengurangi risiko operasional

  • Meningkatkan transparansi

  • Menjamin integritas dokumen

  • Mendukung pertumbuhan bisnis secara scalable